Notice de confidentialité destinée aux clients

Responsable du traitement

Le Responsable du traitement est I.P.S. SYSTEMS S.R.L., dont les sièges se trouvent à Gênes, Via Nizza 7/4, escalier D (siège opérationnel), 16145, et Via Lanfranconi 1/5a (siège social), 16121, n° de TVA 01986330999 ; email : info@ipssystems.it - privacy@ipssystems.it ; téléphone : +39 010 8970066. La représentante légale pro tempore est Mme Maria Chiara Salvatico, email : gdpr@ipssystems.it. Site web : www.ipssystems.it.

Conformément au principe de transparence, les informations suivantes expliquent les caractéristiques et les modalités du traitement de vos données personnelles.

Catégories de données traitées

I.P.S. SYSTEMS S.R.L. agit en qualité de Responsable du traitement dans le secteur de l’ingénierie, en concevant des infrastructures de centre de données, de réseau et de sécurité ; une partie de son activité concerne également l’automatisation, les installations et la formation. La société garantit la confidentialité, l’exactitude et la mise à jour de vos données conformément à la législation applicable.

Objet du traitement

Le Responsable traite les données personnelles telles que nom, prénom, adresse, province et commune de résidence, téléphone fixe et/ou mobile, fax, code fiscal, numéro de TVA, raison sociale, email personnel et coordonnées bancaires ou de paiement, notamment l’IBAN, communiquées lors de la conclusion de contrats portant sur les services et produits proposés et/ou à des fins de marketing. Le Responsable peut également enregistrer des cookies comme indiqué dans la politique relative aux cookies.

Finalités et base juridique du traitement

I.P.S. SYSTEMS S.R.L. utilise les données pour traiter les inscriptions, gérer les demandes de contact des clients, fournir une assistance et respecter les obligations légales et réglementaires. Les données personnelles ne sont jamais utilisées à des fins non déclarées.

a) Inscription, demandes de contact et documentation

Le traitement couvre les activités préalables et consécutives à l’inscription à nos services, y compris en ligne, la gestion des demandes d’information et de contact, l’envoi de documentation et les obligations qui en découlent. La base juridique est l’exécution des prestations demandées par la personne concernée et le respect des obligations légales.

b) Gestion de la relation contractuelle

Le traitement couvre les activités préalables et consécutives à l’achat d’un service ou produit, la gestion de la commande, la fourniture du service, la facturation et le paiement, ainsi que les obligations contractuelles, légales, réglementaires et européennes ou les injonctions d’une Autorité, notamment en matière de lutte contre le blanchiment, et l’exercice des droits du Responsable, y compris la défense en justice. La base juridique est l’exécution du contrat et le respect des obligations légales.

c) Activités promotionnelles

I.P.S. SYSTEMS S.R.L. peut utiliser les coordonnées fournies par la personne concernée/le client à des fins de marketing direct concernant ses services et produits, même sans consentement explicite, sauf opposition. La base juridique est l’intérêt légitime du Responsable. Avant tout traitement ultérieur pour une autre finalité, la société fournira les informations correspondantes.

Caractère de la fourniture des données et conséquences du refus

La collecte et le traitement aux fins d’inscription, de demandes et de gestion contractuelle sont nécessaires à la fourniture des prestations demandées. Le refus de communiquer les données expressément nécessaires empêche I.P.S. SYSTEMS S.R.L. de gérer la prestation et/ou le contrat et les obligations associées. Les données destinées aux activités promotionnelles sont facultatives ; leur utilisation peut faire l’objet d’une opposition et leur effacement peut être demandé à tout moment sans affecter les prestations contractuelles.

Modalités du traitement

Le traitement respecte les principes de licéité, de loyauté et de transparence. Les données sont adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire, conformément au principe de minimisation.

Les données sont traitées sous forme électronique et papier à l’aide d’outils garantissant leur sécurité et leur confidentialité. Des outils automatisés peuvent être utilisés pour stocker, gérer ou transmettre les données. Le traitement comprend les opérations énumérées à l’article 4, paragraphe 2 du RGPD : collecte, enregistrement, organisation, structuration, conservation, adaptation ou modification, extraction, consultation, utilisation, communication, diffusion ou mise à disposition, rapprochement ou interconnexion, limitation, effacement ou destruction.

I.P.S. SYSTEMS S.R.L. applique des mesures de sécurité appropriées afin de préserver la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données et impose des mesures analogues aux fournisseurs et Sous-traitants. Les données sont conservées dans des archives papier, informatiques et télématiques situées dans des pays où le RGPD s’applique.

Conservation des données

Sauf demande expresse d’effacement, les données sont conservées pendant la durée prévue par la législation applicable et au maximum pendant la durée nécessaire aux finalités indiquées. Les données relatives à l’exécution du contrat et à la facturation sont conservées dix ans, puis détruites de manière sécurisée.

Les données destinées au marketing et à la promotion commerciale sont conservées jusqu’à la demande de désinscription, sauf anonymisation effective. En cas d’opposition, elles sont effacées dans les 30 jours. Les données non demandées ou inutiles sont supprimées dans les meilleurs délais.

Droits de la personne concernée

Les demandes peuvent être adressées à I.P.S. SYSTEMS S.R.L., Via Nizza 7/4, 16145 Gênes, Italie, ou à privacy@ipssystems.it, téléphone +39 010 8970066. Vous avez le droit :

1. d’obtenir la confirmation de l’existence ou non d’un traitement et l’accès aux données et informations associées (art. 15) ;
2. de faire rectifier et effacer les données (art. 16 et 17) ;
3. d’obtenir la limitation du traitement (art. 18) ;
4. de faire communiquer la rectification, l’effacement ou la limitation aux destinataires, sauf impossibilité ou effort disproportionné (art. 19) ;
5. à la portabilité des données (art. 20) ;
6. de vous opposer au traitement (art. 21) ;
7. de vous opposer à une décision automatisée, y compris au profilage (art. 22) ;
8. de retirer votre consentement à tout moment (art. 7) ;
9. d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente, en Italie le Garante per la protezione dei dati personali.

I.P.S. SYSTEMS S.R.L. répond dans un délai d’un mois, sauf cas particulièrement complexes où ce délai peut atteindre trois mois ; le motif du retard est communiqué dans le premier mois. La réponse est fournie par écrit ou par voie électronique. Le retrait du consentement n’affecte pas la licéité des traitements antérieurs.

Les personnes concernées sont invitées à maintenir leurs données à jour en écrivant à privacy@ipssystems.it. Le consentement aux communications marketing ou à la newsletter peut être retiré au moyen du lien figurant dans chaque communication. Consultez la politique relative aux cookies pour refuser les cookies ou technologies de suivi. Après retrait ou limitation, les données ne sont plus utilisées et peuvent être archivées afin de répondre à des demandes légales ou des autorités. Une version anonymisée peut être conservée.

Communication des données

Les données personnelles ne sont pas diffusées et peuvent être consultées, dans les limites nécessaires, par les salariés et collaborateurs autorisés. Elles peuvent également être communiquées à des tiers agissant comme Responsables autonomes ou conjoints, ou comme Sous-traitants externes désignés conformément à l’article 28 du RGPD, notamment :

• les organismes externes publics ou privés chargés de contrôles ;
• les consultants externes préalablement mandatés ;
• les fournisseurs et consultants traitant des données pour le compte d’I.P.S. SYSTEMS S.R.L.

Les données peuvent être transmises aux autorités de sécurité publique sur demande et aux autorités judiciaires en cas de nécessité. La liste complète des destinataires est disponible sur demande aux coordonnées indiquées au début de la présente notice. Les données ne sont pas transférées vers des pays tiers ou des organisations internationales ; tout futur transfert hors de l’Union européenne respectera les exigences de la Commission européenne et la législation applicable. Les données sont communiquées lorsqu’une obligation légale ou contractuelle l’exige.

Transfert hors UE

Vos données ne sont pas communiquées afin d’être traitées dans des pays tiers.

Décisions automatisées

Le Responsable n’utilise pas de processus décisionnels automatisés, y compris le profilage. Toute évaluation portant sur des aspects personnels, professionnels, économiques ou sanitaires, les préférences, intérêts, fiabilité, comportement, localisation ou déplacements est effectuée par des décisions humaines et non automatisées.